POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Política de Privacidad General
TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Política General de Privacidad, Tratamiento y Protección de Datos Personales de

SMART  SECURITY  LTDA
Entrada en vigencia: Julio de 2013

SMART SECURITY (en adelante SMART SECURITY LTDA) es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, aliados comerciales, proveedores, visitantes, colaboradores y transportadores (en adelante, los Titulares). En la presente Política de Privacidad se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política. La adquisición de los productos y servicios ofrecidos  (en adelante, los Productos y Servicios), la celebración de contratos con SMART SECURITY, el ingreso a las instalaciones de SMART SECURITY  y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es la sociedad SMART SECURITY LTDA, con número de identificación tributaria NIT. 800.189.091 – 4; domicilio y dirección en la Av. Carrera 45 N° 108-27 Torre 2 Oficina 1502  Bogotá, Colombia; teléfono: 5190909; correo electrónico: gcorporativa@smarts.com.co

2.  FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS. Las bases de datos de Smart Security Ltda. tienen como finalidades principales) la comunicación con los Titulares para efectos comerciales o de mercadeo ii) el desarrollo de proyectos, productos y concursos iii) la socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales iv) la realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y calificación de riesgo v) la implementación de estrategias comerciales, laborales, organizacionales y de mercadeo y vi) el control y la preservación de la seguridad en Smart Security Ltda.

3. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. Smart Security Ltda. podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, nombre del punto en el cual fue atendido, hábitos de consumo, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, licencia de tránsito, administradora de riesgos laborales (ARL), empresa promotora de salud (EPS), libreta militar e imágenes en cámaras de vigilancia u otro tipo de formatos. Los datos podrán ser suministrados explícitamente a Smart Security Ltda, mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por Smart Security Ltda., o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros. Smart Security Ltda, no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos.

4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.
Mediante el suministro voluntario de algún dato personal en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a Smart Security Ltda, para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la Ley.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE SMART SECURITY LTDA.
Smart Security Ltda, solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a Smart Security Ltda. Para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: i) Establecer comunicación entre Smart Security Ltda, y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. ii) Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de Smart security Ltda. iii) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece Smart security iv) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas. v) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias de abastecimientos y de seguridad. vi) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos, vii) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales, viii) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a Smart Security Ltda., aliados estratégicos o a otras sociedades o personas que Smart Security Ltda, encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. ix) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. x) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico Comercial y de seguridad. xi) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de Smart Security Ltda, o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la Ley. xii) Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de bases de datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta xii) Los demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley.

6. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portal web.

7. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. En general, Smart Security Ltda, no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad,  Si, por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de un menor de edad, esta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata, una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad. En caso de que Smart Security, deba realizar el tratamiento de datos de menores de edad, este se regirá según lo dispuesto en la Ley para tales efectos.

8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza expresamente a Smart security Ltda,  para que éste almacene sus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares.

9.  MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Las medidas de seguridad con las que cuenta Smart Security Ltda, buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, Smart Security Ltda, de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

10.  DERECHOS DE LOS TITULARES. Smart Security Ltda. informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales b) Solicitar prueba de la autorización otorgada. c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
a. Peticiones, consultas, quejas y reclamos. Smart Security Ltda. dispondrá de los medios y recursos para atender y gestionar las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización, el medio de comunicación oficial para este fin es el correo electrónico: gcorporativa@smarts.com.co
b. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:
c. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, Smart Security Ltda. Responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresarán los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
d. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos sobre Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Smart Security Ltda., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Smart Security Ltda.  Con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Smart Security podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que Smart Security Ltda. No sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de Smart Security Ltda.

11. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

12. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.

13. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como las normas que las modifiquen o complementen.

AVISO HABEAS DATA
Apreciado Cliente, Proveedor y Colaborador

Smart Security Ltda. Desea continuar comunicándose con Usted en forma eficiente. Para tal efecto, y con el ánimo de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, le manifestamos que sus datos personales se encuentran incluidos en nuestras bases de datos.

Según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, las cuales podrá consultar accediendo a nuestra página WEB en la siguiente ruta: Servicio Al Cliente/política de privacidad, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de los datos personales que reposan en nuestras bases de datos son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden aseguramos la confidencialidad de los mismos.

Si Usted desea que sus datos sean suprimidos de nuestras bases de datos, le solicitamos manifestarlo en forma expresa en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la publicación de esta comunicación. De lo contrario, se considerará que nos autoriza para continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en nuestras bases de datos, para los propósitos que a continuación detallamos en procura de darle prevalencia a los principios de legalidad, finalidad, transparencia, etc., contenidos en el artículo 4 de la Ley 1581:  Lograr una eficiente comunicación, en el marco de las relaciones legales, comerciales, laborales, etc. que se tenga con nuestros clientes, proveedores, y empleados, para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de tales vínculos; Proporcionarle información relacionada con nuestros productos, servicios, estudios, convocatorias, contenidos, etc. y, en general, para facilitarle el acceso a la información relativa a éstos; Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios, personas de contacto, direcciones de notificación, etc.; Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios, y Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

Le recordamos que Usted tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales y el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Para tales efectos, puede dirigir una comunicación escrita al correo electrónico gcorporativa@smarts.com.co o comunicarse al teléfono (571) 5190909

Un cordial saludo,

Smart Security Ltda.